Bezpieczeństwo dokumentów – digitalizacja tradycyjnych dokumentów
W zeszłym roku aż 59 proc. firm utraciło dane firmowe, które zostały utrwalone w formie druku. Zaniedbywane są wydatki na bezpieczeństwo IT w ramach przetwarzania tradycyjnych dokumentów, tj. umowy, świadczenia, wnioski pracownicze.
Co zrobić, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów w firmie?
Szczególną ostrożność zaleca się stosować zwłaszcza przy drukowaniu. System drukarki wymaga konfiguracji i aktualizacji do najnowszych wersji, aby nie doszło do instalacji na nim oprogramowania złośliwego. Słabości bardzo sprawnie wypatrują cyberprzestępcy – wykorzystują luki, które powstały w zabezpieczeniach, aby zaatakować infrastrukturę IT w firmie. Użytkowanie drukarki firmowej powinno dlatego zostać uwzględnione w dokumencie o politykach i procedurach, które dotyczą bezpieczeństwa informacji. Dodatkowymi środkami ochronnymi są również: uwierzytelnienie użytkowników korzystających z urządzenia, możliwość wyboru drukarki z uwzględnieniem miejsca wydruku oraz wdrożenie bezpiecznego drukowania mobilnego.
Wielofunkcyjne narzędzia – jak zapewnić ochronę ważnych danych?
W formie raportów powinny być również przedstawiane wytyczne dotyczące prawidłowego korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych. Dotyczy to zwłaszcza kwestii drukowania poufnych informacji, do których dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby.
Aby zapewnić jak najbardziej skuteczny poziom zabezpieczeń systemu informacji, warto stosować się do poniższych wskazówek:
- Zablokuj panel sterowania, aby uniemożliwić dostęp do ustawień konfiguracyjnych nieupoważnionym osobom.
- Usuwaj zeskanowane dokumenty z pamięci podręcznej oraz skrzynki e-mailowej.
- Korzystaj jedynie z profesjonalnych platform chmurowych.
- Zaszyfruj zewnętrzne nośniki pamięci.
- Zwracaj szczególną uwagę na otoczenie, w którym drukujesz.
- Nie pozostawiaj dokumentów na podajniku wyjściowym.
- Ogranicz ilość przetwarzanych dokumentów do niezbędnego minimum.
- Ustaw hasło dostępowe do ustawień drukarki.
- Zastosuj monitoring drukowanych dokumentów.
- Stosuj wszystkie zasady i przeszkól personel w zakresie uch użytkowania.